一人でバックオフィス業務を回していると、毎月必ず終わらせないといけない業務があります。
給与計算、経理の月次、社会保険の手続き……
スケジュール感は日々というより毎月単位です。だから1年で12回。40年で480回。1年が早く感じます。
40年やってきて、やっとわかったことがあります。
手を抜いていい場所がある。
ダブルチェックできないときは「寝かせる」
一人で業務を回していると、ダブルチェックをお願いできる人がいません。
何回確認しても、自分で作った問題を自分で解答している感じなんです。
だから作業が終わったら、一旦寝かせます。
別のルーチンワークを進めて、脳を一度リセットする。
時間をおいてから見直すと、さっきまで気づかなかったミスが見えてくることがあります。
完璧を目指して何度も同じ作業を繰り返すより、一度離れて戻ってくる方が、ミスを発見しやすい。
これが40年で身についた、おばちゃんなりのやり方です。
80点で合格、でいい
若いころは、すべてを完璧にしようとしていました。
書類のレイアウトまでこだわって、言葉の表現をひとつひとつ吟味して。
でも今は思います。
80点で合格なら、それでいい。
残りの20点を追いかけるのに、80点にたどり着くまでの何倍もの時間がかかることがあります。
でも、社内向けの資料、メールの文章、ちょっとした報告書。ここは80点で十分です。
完璧主義は、時間という資源を大量に消費します。
もちろん、絶対に間違えてはいけない場面はあります。給与の金額、社会保険料の計算、法律に関わる手続き。ここは100点を目指す。
だけど、間違うことはあります。人間だもの。
間違えたときは正直に伝え、訂正する。
年末調整だって、間違えたときは気づいたのが12月中なら即訂正して、過不足を調整すれば良いのです。
年を越したなら、1月に訂正すれば良いのです。法定調書の提出までに正しく算出できていれば問題はない。
曖昧さを受け入れる
バックオフィスの仕事をしていると、答えがはっきりしないことがあります。
「これってどっちで処理すべき？」「この規定、うちの会社にあてはまる？」
最初のころは、白か黒か、はっきりさせないと気が済みませんでした。
でも40年やってわかったのは、グレーゾーンはグレーゾーンのまま存在するということ。
大事なのは、グレーゾーンであることを認識した上で、より安全な方向を選ぶこと。
「完全にはわからないけど、こっちの方が安心」という判断が、実は一番賢い選択だったりします。
曖昧さを受け入れること。これも、手の抜きどころのひとつです。
もうひとつ、道具に任せるという手もあります。うちの会社も最近、そっちに一歩踏み出しました。
おばちゃんからひとこと
完璧主義を捨てるのは、サボることじゃありません。
大事なところに力を集中するために、そうじゃないところの力を抜く。
それが、長く続けるコツだとおばちゃんは思っています。
80点合格でいい場面を見極めること。曖昧さと上手につきあうこと。
これができるようになると、仕事がぐっと楽になりますよ😊
ちなみにこの記事も、80点で公開しています。一晩、寝かせてから。
